مراحل استقرار ایزو در سازمانها

فازهای چهارگانه (معمول) مورد نظر برای استقرار استانداردهای سیستم های مدیریت:

فاز اول : شناخت وضع موجود سازمان ، بسترسازی و آموزش - شامل فعالیت های زیر:

·         شناخت وضع موجود سازمان در مقایسه با الزامات سیستم مدیریت

·         تشکیل کمیته راهبری و تعیین اعضای آن

·         تعیین نماینده مدیریت در کیفیت

·         اجرای گردهمایی های توجیهی برای کارکنان

·         تعیین محدوده و دامنه استقرار سیستم مدیریت کیفیت در سازمان

·         تعیین اعضا و سازمان پروژه تدوین و استقرار سیستم مدیریت

·         تدوین و بازنگری ماموریت ها، استراتژیها و اهداف سازمان

·         بازنگری، تکمیل و تصویب مسئولیت ها و اختیارات کارکنان

·         آموزش عمومی و توجیهی خواسته های سیستم مدیریت

·         شناسایی و تخصیص منابع لازم برای اجرای پروژه

·         آموزشهای تکمیلی و تخصصی متناسب با شرایط و ویژگی های سازمان

فاز دوم : طراحی و مستندسازی- شامل فعالیت های زیر:

·         شناسایی،جمع آوری و دسته بندی مستندات موجود در سازمان (فرمها، گزارشها، مدارک مرجع، راهنماها، دستورالعملها و ...)

·         شناسایی فرآیندهای اصلی و پشتیبان و تعین ارتباطات میان آنها

·         شناسایی الزامات در ارتباط با فعالیت های سازمان و تعیین موارد استثناء

·         بازنگری و تکمیل و به روزآوری مدارک

·         ایجاد نظام شناسایی و کدگذاری مدارک وسوابق سازمان

·         بازنگری و اصلاح نظام بایگانی و نگهداری مدارک و سوابق

·         تدوین و اصلاح سیستم گردش کار و ارتباطات سازمانی (ترجیحاٌ به صورت فلوچارت)

·         تنظیم و تدوین روشهای اجرایی برای تشریح فرآیندها و گردش کار عملیات

·         تدوین و تصویب خط مشی کیفیت در چارچوب خط مشی کلی سازمان

·         تنظیم و تدوین نظام نامه سیستم مدیریت

·         تنظیم و تدوین دستورالعمل های کاری برای توضیح چگونگی انجام فعالیت های تخصصی

·         بازنگری و اصلاح فرمهای موجود و تهیه فرمهای جدید متناسب با نیاز سیستم مدیریت

دامنه و گستره دستورالعمل ها بستگی به میزان آموزشها و درجه پیچیدگی عملیات و همچنین سازمان دارد.

فاز سوم : اجرای آزمایشی مستندات- شامل فعالیتهای زیر:

·         توزیع مستندات و اجرای آزمایشی آنها

·         آموزش و توجیه کارکنان در زمینه بکارگیری مستندات

·         شناسایی و تدوین شاخص های اندازه گیری و قابلیت فرآیندها و تحقق محصول

·         شناسایی و تدوین روشهای اندازه گیری قابلیت فرآیندها و تحقق محصول

·         تدوین روش ها و شاخص های نظرسنجی از مشتریان و کارکنان و سایر ذینفعان

·         تدوین روشها و شاخص های تعیین صلاحیت حرفه ای کارکنان

·         تدوین روش های خودارزیابی سازمان

·         دریافت گزارشها و بازخوردهای لازم از اجرای مستندات

·         انجام اصلاحات در مستندات جاری بر اساس گزارش های دریافتی

فاز چهارم : استقرار نظام سیستم مدیریت و اجرای ممیزی - شامل فعالیت های زیر:

·         تعیین افراد ناظر بر اجرای سیستم مدیریت

·         اجرای رسمی و کامل سیستم مدیریت از طریق توزیع مستندات نهایی

·         اجرای نظرخواهی و پیشنهاددهی در خصوص عملکرد سیستم مدیریت

·         انجام خود ارزیابی سازمان بر اساس شاخص های مدون

·         انجام بازنگری مدیریت از سیستم مدیریت براساس گزارشها و نتایج نظرخواهی و خودارزیابی

·         تعیین ممیزان داخلی و تایید صلاحیت آنان

·         اجرای برنامه های بازآموزی برای ممیزان

·         تدوین چک لیستهای ممیزی براساس نیازمندیهای سیستم مدیریت

·         اجرای برنامه ممیزی داخلی و تعیین مغایرتها و عدم انطباقها

·         تعیین اقدامات اصلاحی و تاریخ اجرای آنها در چارچوب گزارشهای ممیزی

·         اجرای اقدامات اصلاحی و پیگیری نتایج آنها

·         انجام بازنگری مدیریت براساس گزارشهای ممیزی داخلی

·         فراهم کردن مقدمات ممیزی خارجی

·         اجرای ممیزی خارجی

طراحی،  استقرار و اجرای فازهای چهارگانه مشروح در فوق براساس برنامه های زمان بندی مشخص و در قالب یک پروژه صورت می گیرد. انجام فعالیت ها و اجرای مراحل و فازهای پروژه مستلزم درگیری وسیع و همه جانبه تمامی مدیران و کارکنان سازمان است که این امر خود به دلیل ماهیت فرهنگی پروژه و ایجاد و توسعه عادتها و رفتارهای کیفیتی از ضرورت ویژه ای برخوردار است. بدیهی است به منظور اجتناب از روشهای آزمون و خطا و هدایت جامع و موثر پروژه استفاده از افرادی که دارای دانش فنی و تسلط بر کار سازمان هستند ضروری و مهم می باشد.